אנשים רבים חולמים על הקמת עסק אשר פועל בתחום מסוים שבו הם מומחים ובשלב מסוים בחייהם הם מחליטים שזה הזמן לפרוץ קדימה והם מקדמים תהליך זה. אף על פי שיש להם ידע בתחום זה, הם זקוקים למידע רב בנושא ניהול העסק וזהו הבסיס להפעלת עסק שיהיה מצליח ויניב לבעליו הכנסות וגם רווחים.
ניהול העסק
ניהול העסק אינו עניין של מה בכך ועל בעל העסק ללמוד זאת באופן רוחבי. הוא יכול להצטרף לאחד הקורסים המותאמים לבעלי עסק חדשים שנערכים במט"י או במעוף, כדי לקבל מושג על הנושאים המהותיים באופן ניהול העסק. כמו לדוגמה על הצורך בפתיחת תיקים ברשויות כמו מס הכנסה, מע"מ והמוסד לביטוח לאומי הן עבור בעל העסק והן עבור העובדים, אם הוא מתכננן להעסיק עובדים, כיצד נערכים פיננסית מדי חודש או חודשיים לתשלומים השונים. כמו כן מידע על אופן פתיחת חשבון בנק וניהולו בפועל ביום יום ועל נושאים רבים שהוא חייב לדעת אותם כיוון שאם הוא היה שכיר כל השנים, הוא לא נחשף אליהם כלל.
ייעוץ עסקי
מי שאינו מתכנן ללכת ללמוד, מומלץ שישכור את שירותיו של יועץ עסקי אשר ילווה אותו משלב הרעיון לפתוח עסק ואילך. בסיעור המוחות עם היועץ העסקי עם בעל העסק ייקבעו נהלי העבודה וצורת הניהול ברבדי העשייה השונים העסק.
בעל העסק מקשיב ליועץ העסקי אשר מסביר לו הכל על ייעוץ עסקי ומה זה כולל. היסוד הוא הכנת תוכנית עסקית שמכתיבה את דרך ההתנהלות העסקית. התוכנית הזו מגדירה את צורת ההתנהלות שתיושם בעסק על רבדיו השונים. כמו לדוגמה איך ינוהלו המכירות אם באמצעות סוכנים בשטח, במכירות מקוונות או בכל דרך אחרת. כיצד תפעל מחלקת הלוגיסטיקה, אם זה יהיה באמצעות משאיות ורכבים גדולים שהחברה תרכוש, תשכור, או לחלופין באמצעות גורמי חוץ כמו חברות הפצה.
בסיס ההתנהלות הפיננסי היום יומי הוא תזרים המזומנים שהיועץ העסקי או אנשי הכספים מכינים אותו לכמה חודשים קדימה ומעדכנים אותו על בסיס יומי. על בעל העסק לבדוק דוח זה בכל יום כדי לוודא שהדברים מתנהלים כיאות ושכל ההכנסות המתכוננות התקבלו. הוא חייב לזהות בזמן אמת כשלים ולתת מענה להוצאות בלתי צפויות.
המטרה היא שמצב חשבון הבנק יהיה יציב ושלא תהיה זליגה מקו האשראי שהוקצה לחברה. אם קיים צפי לבעיה כספית בימים הקרובים לאור אי קבלת כספים או תשלום גדול ולא מתוכנן, יבצע בעל העסק היערכות מידית וידאג להעברת כספים מחשבון בנק אחר, לקבלת הלוואה, או להקדמת תשלומים מגורם אחר וזאת כדי להישאר תמיד בתוך מסגרת האשראי שאושרה לעסק. היועץ העסקי יסייע מאד לאורך כל הדרך בהכוונה של צורת ההתנהלות הפנים ארגונית על ידי קביעת תפקידים לגורמים השונים, התאמת מסגרת התפקיד והסמכויות של כל עובד, ביצוע שינויים תוך כדי תנועה, כדי ליצור התאמה מושלמת לצרכים העסקיים.
הראייה לעתיד כדי להגשים את החזון ואת המטרות העסקיות היא חשובה ביותר. עם היועץ העסקי מבצע בעל העסק מהלכים שונים כדי לפתח את העסק בצעדים מדודים וריאליים ולא בצעדים גדולים. הכוונה היא לבצע מהלכים שהם בגבול המסוגלות הפיננסית התואמת את גודלו של העסק ויכולותיו כרגע ולא ליצור התחייבויות שעלולות לסכן את הפעילות העסקית.
מערכת ERP
מי שמעוניין להפעיל עסק באופן הנכון ביותר כבר בתחילת הדרך מטמיע מערכות ERP בכל המחלקות של העסק. מדובר במערך אחיד של מערכות המידע החולשות על כל ההתנהלות של הארגון. המטרה היא לעבוד באמצעות ממשק אחד שמעניק מענה מושלם בכל תחומי העיסוק של החברה. כל הנתונים של הפעילויות השונות מרוכזות במערך זה. זה מתחיל בחשיבה ראשונית על צרכיו של הארגון, על דרך ההתנהלות המיטבית מול גורמים שונים כמו ספקים, לקוחות, רשויות ועוד ואופן הביצוע הנכון ביותר של מהלכים שונים עבור שיווק, מכירות, ניהול פיננסים ועוד.
כאשר יוצרים את המתודולוגיה שהיא המתאימה ביותר לעסק, יהיה נוח מאד לעבוד בדרך זו ומנהלי העסק יוכלו לראות בכל רגע את התוצאות של הפעילויות המתרחשות בעסק, לנתח אותן ולהסיק מסקנות מידיות, כדי לקדם תהליכים שהתחילו בהם או להפך לעצור או לשנות כיוון וזאת על פי התוצאות בזמן אמת.
מימון לניהול העסק
כמעט כל עסק חדש זקוק למימון, קשה לנהל אותו ללא גב כספי איתן. יש בעלי עסקים שדוחים את נושא בקשת המימון ומנסים להסתדר באמצעות גלגול הכספים שמגיעים מההכנסות השוטפות. בחשיבה לטווח הרחוק מדובר בטעות, כי תמיד עלול להיווצר מצב של ירידה או עצר בהכנסות כפי שקרה בפרוץ מגפת הקורונה וכך בעל העסק לא יכול להמשיך להפעיל את העסק.
לכן טיפ חשוב הוא לטפל בנושא המימון כבר בפתיחת העסק וזאת באמצעות הלוואה בערבות מדינה שמעניקה כספים להקמת עסקים, לפיתוחם ולהון חוזר. בדרך זו אפשר לנהל עסק ברוגע כיוון שהצד הפיננסי מסודר.
שמירה על ההון האנושי
ההון האנושי מהווה בסיס רחב לניהול העסק. אם מדובר באנשי מפתח, עובדים בעלי מיומנות רבה ובעיקר אנשי אמון שהם הגונים, ישרים ואמינים, כדאי לעשות כל שניתן כדי שיישארו במקום העבודה. לפעמים יש מצבים לא פשוטים מול העובדים אשר קשורים לזווית הראייה שלהם על האופן שבו יש לטפל בנושאים מסוימים כמו לדוגמה בענייני שיווק או פעילות בשטח.
כיוון שהם נמצאים בכל יום בשטח, כדאי להקשיב להם ולקבל מהם את המסקנות שלהם שבמקרים רבים הן נכונות ומי שיושב במשרד לא רואה זאת כך.
מעבר לכך יש לעשות כל שניתן כדי שהם לא יעזבו. לעיתים הם יקבלו הצעות עבודה טובות יותר ולכן יבקשו לעזוב את תפקידם. לא צריך להיענות תמיד לבקשות שלהם, אך כן כדאי למצוא את שביל הזהב כדי לשמור על ההון האנושי שהוא חשוב מאד להתנהלות של העסק.
