קבלות, חשבונות עסקה, דרישות תשלום – מה כל זה אומר? הכנו עבורכם מדריך קצר שמסביר את כל מה שצריך לדעת על ניהול מסמכים כעוסק פטור, כדי שתוכלו להתמקד במה שבאמת חשוב – הצלחת העסק שלכם. עולם המסמכים מתחלק לשניים – מסמכים חשבונאיים, וכאלו שלא. מסמכים חשבונאיים (קבלה וחשבונית מס) משמשים לתיעוד רשמי של עסקאות ואותם יש להעביר לרשויות המס לצורך דיווח שוטף. מסמכים שאינם חשבונאיים (חשבון עסקה, הצעת מחיר, הזמנה, תעודת משלוח) אינם משמשים לתיעוד רשמי אלא בעיקר לעבודה מסודרת ונוחה יותר מול הלקוחות שלכם, ולכן לא חייבים להפיק אותם, אבל מאוד מומלץ להכיר אותם.
איזה מסמכים עוסק פטור חייב להפיק?
נתחיל עם המסמך הכי חשוב של עוסק פטור – קבלה, מסמך שחובה, על פי חוק, להפיק מיד לאחר שקיבלתם את התשלום מהלקוח. היא מציינת כמה כסף קיבלתם ובאיזה אופן התקבל התשלום (מזומן, צ'ק, העברה בנקאית וכו'). קבלה היא המסמך החשבונאי הרשמי היחיד שעוסקים פטורים חייבים להפיק.
אם כך, אז מה זה בעצם חשבונית? חשבונית מס היא מסמך המפרט את פרטי העסקה, כולל מס ערך מוסף (מע"מ). עוסקים מורשים וחברות בע״מ מפיקים חשבונית מס, אבל אם אתם עוסקים פטורים, אתם לא צריכים להפיק אותה, מהסיבה הפשוטה שאתם לא גובים מע"מ ופטורים ממנו. זה כל היופי בלהיות עוסק פטור – פחות בירוקרטיה.
אם כך, אז מה זה בעצם חשבונית? חשבונית מס היא מסמך המפרט את פרטי העסקה, כולל מס ערך מוסף (מע"מ). עוסקים מורשים וחברות בע״מ מפיקים חשבונית מס, אבל אם אתם עוסקים פטורים, אתם לא צריכים להפיק אותה, מהסיבה הפשוטה שאתם לא גובים מע"מ, ופטורים ממנו. זה כל היופי בלהיות עוסק פטור – פחות בירוקרטיה.
מסמכים שכדאי להכיר, ויקלו עליכם בניהול השוטף של העסק
- חשבון עסקה הוא למעשה דרישת תשלום של עוסק פטור, ומפיקים אותו לפני קבלת התשלום. הוא מפרט את פרטי העסקה ואת השירותים או המוצרים שסופקו. במילים אחרות, מדובר בסיכום של התשלום שהלקוח חייב לכם, ותוכלו להשתמש בו כדי לבקש את התשלום המגיע לכם. חשבון עסקה דומה במבנה שלו לחשבונית מס, רק בלי החלק של המע״מ, אותו כמובן אתם לא צריכים.
- הצעת מחיר היא מסמך המפרט את השירותים או המוצרים שאתם מציעים ואת המחיר שלהם. הצעת מחיר לא מחייבת את הלקוחות לתשלום, אבל היא נותנת להם תמונה ברורה של מה הם יקבלו וכמה כסף זה יעלה להם.
- הזמנת עבודה היא בעצם כמו חוזה ביניכם לבין הלקוחות שלכם, בנוגע לעבודה שתתבצע או למוצר שיסופק. ההזמנה נותנת ביטחון לשני הצדדים ויוצרת הבנה ברורה של הציפיות, כמו: היקף העבודה, לוחות זמנים ועלויות.
- תעודת משלוח מלווה את המוצרים שאתם שולחים, ומפרטת את הכמויות ואת הפריטים שנשלחו. היא בעצם מהווה אישור עבורכם על מה הלקוחות קיבלו במשלוח שיצא מכם.
אם נרצה לסכם את המסמכים של עוסק פטור- הצעת מחיר היא ההתקשרות הראשונה שלכם עם הלקוחות, והיא בעצם תיאום ציפיות על השירותים שאתם נותנים והעלות שלהם. אם הלקוח אישר את הצעת המחיר ורוצה להתקדם, הזמנת עבודה תהיה חוזה ביניכם על ביצוע העבודה והמחיר שנקבע עבורה. לאחר ביצוע העבודה, חשבון עסקה יתזכר את הלקוח בתנאי התשלום שסוכמו ואת הסכום עליו לשלם. התשלום התקבל? מעולה! מפיקים קבלה והכל סגור.
טיפים לניהול נכון של המסמכים שלכם
- עוברים לדיגיטלי: יש מערכות רבות שמקלות על ההפקה והרישום של המסמכים, ומאפשרות הפקה דיגיטלית של חשבוניות וקבלות. זה חוסך הרבה זמן ועוזר לשמור על סדר.
- כל המסמכים במקום אחד: כל מסמך שמפיקים, קבלה, חשבון עסקה או תעודת משלוח – חשוב שיהיה לו עותק מסודר, בין אם דיגיטלי ובין אם פיזי.
- אל תדחו למחר את מה שאפשר לעשות היום: כל עסקה שהתבצעה וכל תשלום שהתקבל, רצוי שירשמו מיד כדי למנוע בלבול ושמירה על סדר בניהול המסמכים של העסק.
להיות עוסק פטור זה בהחלט יותר נוח, כי זה אומר פחות מסמכים ופחות בירוקרטיה מול רשויות המס. אבל עדיין יש כמה דברים שצריך לדעת ולזכור, במיוחד כשזה נוגע למסמכים שלכם. לאחר שתכירו את סוגי המסמכים הקיימים ומה נכון עבורכם, תוכלו לנהל את העסק שלכם בצורה חלקה ולהימנע מקנסות (חלילה) מול הרשויות. תזכרו להפיק קבלות וחשבוניות עסקה, לנהל רישומים מסודרים, ולהשתמש בכלים המתאימים לניהול העסק שלכם.
קרדיט תמונה: Mikhail Nilov באתר PEXELS
