אנחנו חיים בעידן של דאטה שבו מאות אלפי נתונים משפיעים באופן ישיר ועקיף על הפעילות העסקית. עסקים בצמיחה מתמודדים לא פעם עם היקפי נתונים שהולכים וגדלים והם נדרשים לפתרונות BI מעשיים, שיקלו על איסוף הנתונים וניתוחם, יקצרו תהליכי עבודה, ויתמכו בתהליכי קבלת החלטות.
איך לבחור עם איזו פלטפורמת BI לעבוד ומי יבצע את היישום וההטמעה שלה? הנה ארבעה דגשים עיקריים שכדאי להכיר.
פילוח צורכי העסק
הדגש הראשון לבחירת חברת BI שתלווה את העסק מתייחס להבנת הצרכים העסקיים המיידיים באמצעות מספר שאלות מקדימות: מהו היקף הנתונים שהארגון מתמודד עמם עכשיו? היכן יש פערי ידע? באילו מחלקות קיים "קצר תקשורתי" שפוגע ברציפות העסקית, כמה זמן העסק מקצה לאיסוף הנתונים ומהי עלות הפעילות? (זמן עבודה, אמצעים, משאבים, זמן המוקצה לישיבות עסקיות וכן הלאה). כל אלו ייסעו לעסק להבין היכן הוא עומד, מה נדרש לו כדי להביא לשיפור במצב הקיים ואף להציב יעד חדש לחיסכון בזמן עבודה ובכסף שיתאפשר באמצעות מערכת ה-BI.
ראייה לטווח הרחוק
כאמור אנחנו פועלים בעידן הדאטה, וחלקים רבים מהפעילות העסקית נתמכים במידע חוץ ארגוני כמו פורטלים שונים, רשתות חברתיות, קמפיינים פרסומיים, מגזינים מקצועיים וכן הלאה. ככל שהיקף ותדירות עדכון הנתונים עולה – העסק יתקשה לעקוב ולהפיק תועלת מהמידע העומד לרשותו.
הערכה ראשונית של היקף הנתונים עמם יתמודד העסק לטווח הארוך תסייע לו לכוון מראש את הדרישות מחברת ה-BI . כך למשל האם יש צפי לגידול בתנועות העסקיות, במספר העובדים, הסניפים, בתנועות המגיעות מהרשתות החברתיות ומסעות הפרסום השיווקיים? מתן מענה לשאלות אלו יסייע לעסק להתמקד במוצר לו המתאים ולבחון האם נכון יהיה להסתמך על מערכות הדור הראשון שממוקדות בדוחות מובנים או לחילופין לבחור מערכות המאפשרות חקירה חופשית של הדאטה על סמך פלטפורמה מובנית מראש. כמו כן בהקשר זה הוא יכול לבחון אם נכון יהיה לאמץ מוצר המבוסס כולו על הענן או לבחון מוצר היברידי המבוסס על שרתי הבית יחד עם שרתי הענן.
מוצרי מדף מול מוצרים בהתאמה לייעוד העסקי
הדגש השלישי נוגע לסוגי הדשבורדים. כיום ישנם שני סוגים שונים דשבורדים מבוססים על מסכים מובנים מראש וניתנים להטמעה מהירה על בסיס פלטפורמת ענן. מוצרים אלו מתאימים לעסקים בסדר גודל בינוני ומעלה המעוניינים להשיג שליטה תקציבית טובה יותר בתחומי הפרסום, ניהול המשרד וכן הלאה. יתרון מרכזי : תהליך ההטמעה ואימוץ המוצר מהירים, ופשוטים, המוצרים ידידותיים למשתמש ומאפשרים עבודה עצמאית.
- דשבורדים בהתאמה ייעודית לעסק הנבנים מהבסיס וכוללים תהליכי אפיון, פיתוח והתאמה מעמיקים, כוללים מספר גיליונות עבודה ונוגעים למספר תחומים עסקיים המתנהלים במקביל. מוצרים אלו יקרים יותר ומתאימים לעסקים המנהלים תהליכים רוחביים ומחוברים למספר מערכות ארגוניות כמו ERP, CRM, מערכות ייצור וכן הלאה. יתרונות: מתן מענה רחב לעסקים בעלי היקף פעילות נרחב, פיתוח מוצר מתמשך בהתאם לתהליכים העסקיים.
שירות ותמיכה
אחד האתגרים המרכזיים בשילוב פתרון BI בעסק הוא בהצלחת הטמעתו בתרבות הארגונית. מוצר שלא יבצעו בו שימוש יומיומי ולא יהווה חלק מהותי מתהליכי קבלת ההחלטות נידון לכישלון. כחלק מתהליך קבלת ההחלטות לפתרון ה-BI הארגוני יש לבחון את רמת השירות שהחברה המטמיעה מתחייבת אליה. האם היא מפעילה צוותי הטמעה? מה מידת המומחיות והידע של הצוות? האם ניתנים שירותי תמיכה טכנית שוטפים? האם ישנה הדרכה מובנית בדבר השימוש הנכון במערכת – היכולת לתחקר, היכרות עם מרכיבים מובנים המקלים על תהליכי העבודה ואיסוף הנתונים, תמיכה בשעות פעילות התואמות את השוק הישראלי ואפיון המערכת (אם בוחרים במוצר מותאם ליעוד העסקי) בידי אנשי מקצוע המדברים בשפה העסקית ובקיאים בתחומים בהם עוסק הארגון. לכל אלו יש משקל מכריע להצלחת הפרויקט ולהשגת המטרה הראשונית – שיפור מהותי בתהליכים קבלת ההחלטות והתייעלות ארגונית.
