מתכוננים לקראת אירוע גדול? חתונה? בר מצווה? אירוע עסקי או הרמת כוסית? הבחירה באולם אירועים היא אחת הבחירות החשובות והמכריעות ביותר להצלחת האירוע. אולם אירועים שמתאים מבחינת הגודל שלו, המיקום שלו, הקייטרינג במקום וכמובן המחיר למנה, הוא אירוע שיהיה שתיהנו ממנו והאורחים שלכם יצאו ממנו עם טעמים וזיכרונות הכי טובים.
הבחירה באולם אירועים היא אחת הבחירות הראשונות וגם החשובות ביותר שאתם עושים כאשר אתם מתכננים אירוע. האולמות הנחשבים נתפסים מהר מאוד וזו הסיבה שחשוב כל כך לסגור תאריך עם אולם ברגע שאתם סגורים על האירוע שלכם. רק אחרי שיהיה לכם אולם תוכלו להתקדם הלאה עם כל שאר המשימות שיעמדו לפניכם. השאלה היא איך באמת בוחרים את אולם האירועים המתאים?
על מה יש לשים דגש בעת הבחירה באולם האירועים?
יש מספר דגשים אשר עליהם אתם צריכים לתת את הדעת בעת הבחירה באולם האירועים.
- המיקום של האולם – בארץ יש לנו אינספור אולמות כאשר לכל אזור יש את האולמות שלו. אתם לא יכולים לבחור אולם סתם כך בגלל שהוא מצא חן בעיניכם. כי אם הוא יהיה רחוק מידי עבורכם או אפילו רק על חלק גדול מהאורחים שלכם, הרי שכל האירוע ממש לא יוכל להיות מוצלח עבורכם. אתם לא רוצים להיטלטל בדרכים שעות ארוכות עד שתגיעו אל אולם האירועים ואתם גם לא רוצים אורחים שיגיעו עייפים ויגעים מעמל הדרך. כדי שזה לא יקרה, חשוב שתשבו עם רשימת האורחים שלכם מול האופציות האפשריות של אולמות האירועים ותבחרו את האולם שיענה פחות או יותר על מכלול הדרישות מבחינת מיקום ואפשרויות הגעה אל האולם.
- הגודל של האולם – אולם אירועים חייב להיות מותאם מבחינת מספר האורחים. אתם לא יכולים לקחת אולם גדול מידי או לחילופין אולם קטן מידי ביחס למספר האורחים שלכם. אולם קטן מידי ברור שהוא לא מוצלח. אך גם אולם גדול מידי הוא אולם לא נחמד. אתם לא רוצים להרגיש אבודים בחלל כאשר ההד שיישמע מכל הכיוונים יגרום לתחושה זרה וקרה באירוע. ישנה חשיבות רבה לבחירת אולם מתאים מבחינת מספר המקומות שיענה פחות או יותר על הצרכים.
- הקייטרינג במקום – חשוב לבחור אולם אירועים שמציע קייטרינג שמתאים לכם ולדרישות שלכם. לא בכל אולם יש קייטרינג וגם אם כן, לא תמיד הקייטרינג קולע להעדפות שלכם ולטעמים שאתם אוהבים. כדי לברר את הדבר הזה, מומלץ מאוד להגיע לטעימות באולם כדי לדעת לקראת מה באמת הולכים.
- הכשרות שלו – הבחירה באולם חייבת גם התייחסות לכשרות שיש במקום. אתם לא רוצים לקבל אורחים שלא יסכימו לגעת באוכל בגלל חששות או בעיות כשרות שונות.
חשוב לבדוק ולברר מהי רמת הכשרות באולם שבחרתם ולוודא מול האורחים כי אכן מדובר ברמת כשרות נאותה שעונה על הדרישות שלהם. חשוב לציין כי לא תמיד הכשרות תשפיע על המחיר ואפשר בהחלט להשיג אוכל כשר ומהודר בעלות שווה לאוכל ללא כשרות. כך שכדאי בהחלט לתת העדפה לאוכל הכשר כדי להבטיח את הנאתם של כל המשתתפים מהאירוע.
- המחיר למנה – יש אנשים שכאשר הם באים להזמין אירוע, הכסף זה הדבר האחרון שמעניין אותם. הם נכנסים להתחייבויות ולעלויות שגדולות עליהם בכמה וכמה מידות והם לא זוכרים כי לאירוע יש גם מחר. הם יצטרכו לשלם את כל ההתחייבויות ולעמוד בכל התשלומים. אז כדי למנוע מצב של חידלון וחוסר אונים בשל תשלומי עתק עליהם התחייבתם, מומלץ לשקול בכובד ראש את העלויות ואת המחירים שיהיה עליכם לשלם עבור האירוע וזאת כדי שתתכננו את עצמכם היטב גם מהפן הכספי.
אל תסגרו על אולם לפני שתבררו
מלבד כל הפרטים הטכניים הנ"ל אשר עליהם הרחבנו, יש עוד כמה וכמה דברים שחשוב לבדוק כאשר באים לבחור את אולם האירועים.
- חשוב שתוודאו כי אולם אירועים מתאים לאירוע שלכם. זה אומר שאם מדובר באירוע עסקי למשל שאתם רוצים שיהיה בו מסך, שתוכלו להציג מצגת עסקית, שיהיה לכם דרך לפנות אל כל הקהל בצורה מרוכזת ולא יהיו בעיות שמע במערכות ההגברה, הרי ברור שיהיה עליכם לוודא את הדבר לפני שתסגרו עם האולם.
- אם חשוב לכם לחלק את האירוע לאזורים שונים כדי לקיים בו זמנית מספר הרצאות או סדנאות, תצטרכו לבדוק כי הדבר אכן אשרי. כך גם כאשר מדובר בחתונות או אירועים משפחתיים, חשוב שתבדקו כי המקום מתוכנן ומעוצב נכון כדי שהאירוע שלכם יהיה נעים ונוח עבור כולם.
- אם הלכתם על אולם אירועים שיש לו גם גן אירועים, חשוב שתבדקו כי יש אפשרות לעשות שימוש נוח ונעים בחלק של הגן. זה אומר שיש מקומות מוצלים במקום, יש מקומות שייבה נוחים וכל האזור ערוך ומתוכנן לצורך שימוש במקום.
בחירה נכונה של אולם אירועים היא כאמור המפתח להצלחת האירוע. על כן שימו לב לכל הדגשים ולכל הנקודות המרכיבות את הבחירה באולם כדי שתקבלו את המענה המושלם ואת האירוע המוצלח שיהיה בלתי נשכח!
