בין אם מדובר בעסק קיים או ביזם המעוניין להקים עסק חדש, תוכנית עסקית היא בגדר חובה. התוכנית מעניקה תחזית מפורטת של כלל ההכנסות וההוצאות החזויות ברמת החודש לשנה או השנתיים הבאות, ואיתה בעל העסק יודע איפה הוא עומד, לאן הוא מכוון להגיע ומהם הצעדים הנדרשים להגעה אל היעד. מתחזית ההוצאות של העסק, התלויה לא מעט בתחזית המכירות, ניתן לגזור מסקנות רבות, ובעת הצורך לבצע שינויים נדרשים.
ראשית, יש להדגיש שקיימים הבדלים משמעותיים בין בניית התחזיות בתוכנית עסקית לעסק חדש או קיים. אמנם, ההוצאות נסבות פחות או יותר סביב אותם הנושאים, אולם בעוד שבעסק קיים יש כבר נתונים מדויקים לגבי השנה והשנים שעברו, הרי שהעסק חדש יש לבנות את התחזיות מאפס בהתאם לניסיונו של היועץ העסקי. אכן, בניית תחזית הוצאות היא משימה מורכבת למדי, כפי שנראה בהמשך, ומחייבת לא רק ניסיון רב אלא השכלה כלכלית מקיפה. בנוסף, יש לזכור כי תחזית של ההוצאות תלויה לא מעט בתחזית המכירות, והשתיים כרוכות זו בזו.
מורכבות ההוצאות הצפויות לעסק
במידה ומדובר בעסק חדש, מובן שישנן הוצאות ההקמה, כגון שיפוץ של המבנה לצרכי רישוי עסקים, שיפוצים הקשורים לעיצוב ומיתוג, רכישה של ציוד משרדי, מלאי מוצרים או רכיבים ראשוני, הוצאות פיתוח וכיוצא בזאת. מאידך, לעסק קיים ישנן הוצאות קבועות שאינן קשורות במישרין אל ההכנסות, כגון שכר דירה שנותר קבוע, וכן הוצאות משתנות הקשורות בהכנסות ועל כך יורחב מייד. מעבר לכך, קיימות גם הוצאות מימון על החזר הלוואות, תשלום עמלות וכדומה.
במידה ורוצים לבנות תחזית הוצאות לעסק חדש, מובן שחשוב להתבסס על ניסיונו של היועץ העסקי, המכיר כבר את ההוצאות, לרבות כאלו שיזמים לא חושבים עליהן. כל לדוגמא, לוקחים הערכת מטראז' של המקום שהיזם רוצה להשכיר, מתייחסים למחירים המקובלים והעדכניים באזור לפי מטר, ומוסיפים גם ארנונה. בנוסף, לפי תחזית ההכנסות וסוג העסק היועץ העסקי יודע לבצע סימולציה של המשכורות, עם כל המורכבות של הבונוסים (אם קיימים), ובמצב זה עושים תחזית מכירות ולוקחים בחשבון את הבונוסים הצפויים.
מבחינת חומרי הגלם, עלות המכר של המוצרים, מבצעים בדיקה והיועץ העסקי יידע להעריך את עלויות חומרי הגלם. שוב זוהי פונקציה של המכירות – ככל שיש יותר מכירות כך יידרשו יותר חומרי גלם, כשלרוב מדובר באחוז מסוים מהמכירות. בנוסף, יש דברים המחייבים היכרות עם הענף והמשק על פי הניסיון של היועץ העסקי. דוגמא טובה לכך מהווה תקופת ההרצה, החודשים הראשונים שבהם העסק עוד מפסיד כסף, שכן מעגל הלקוחות וההכנסות אינו קבוע וגדול עדיין. לכן בתחזית לוקחים בחשבון את ההון החוזר: אם יש גירעון בגלל החודשים הראשונים של הפעילות, צריך לקחת בחשבון הלוואה מהבנק או הזרמה של הון עצמי, או החזר הלוואה אם היזם נטל הלוואה בתחילת הדרך. כמובן שלכך נוספות הוצאות כמו ביטוחים, רואה חשבון, ייעוץ עסקי וכדומה שהיועץ העסקי מכיר את כולן ויודע לחשב.
אם מדובר בעסק קיים, אזי ניתן לבנות את תחזית ההוצאות בהתאם לנתונים הקיימים, אלא אם הבעלים רוצה להיכנס לתחום חדש – ובמקרה הזה יש כבעסק חדש. כאמור, אם מדובר בעסק קיים שבעליו רוצה לעשות תוכנית עסקית, פועלים לפי התחזיות וההיכרות עם המאפיינים הספציפיים של הענף. לדוגמא, מאמר זה נכתב בעונת הקיץ כאשר הסתיו וחגי תשרי כבר מציצים באופק. מכיוון שכך, תוכנית עסקית הנכתבת עכשיו לחנות בגדים לוקחת בחשבון שלקראת החגים תהיה עלייה בשכר דירה, הנוטה לעלות כחודש או חודש וחצי לפני. כך גם תהיה עלייה בחומרי הגלם עם העלייה במכירות בתקופת החגים, ואליה מצטרפת עלייה בהוצאות השיווק שיהיה יותר אגרסיבי. יש לציין כי ברמת תקציב השיווק, היועץ העסקי יודע לחשב את ההוצאות בהתאם למדיה ואפיקי הפרסום הנבחרים ולסכומים העומדים לרשות הלקוח.
מה הקשר לתחזית המכירות
כפי שכבר ניתן להבין, קיים קשר הדוק בין תחזית ההוצאות לתחזית המכירות, המהווה את המרכיב הבסיסי השני בתחזית העסקית. גם בניית תחזית המכירות הינה מורכבת בפני עצמה וכוללת השפעות הדדיות ואיזונים בין פרמטרים רבים, שלכל אחד מהם יש את העוצמה שלו. כך למשל, במקרה של עסק חדש יש להתייחס לשאלת הכסף שהיזם עומד להשקיע בשיווק, מהי צורת ההשקעה ובאילו ערוצים. מובן שככל שמשקיעים יותר בשיווק כך יגדלו המכירות, אך קיימת שאלה האם מדובר בשיווק ככלי של המותג, של שירות או מוצר ספציפי – שכן לדבר יש השפעה מבחינת טווח קצר או ארוך על המכירות. מטבע הדברים, תחזית המכירות לוקחת החשבון גם את רמת התחרות בענף ובנישה, מהו פוטנציאל השוק הרלוונטי לעסק על פי מיקום גיאוגראפי ומתחרים, מהי רמת החדירה האפשרית וכדומה. בנוסף, מתייחסים לתנועת הלקוחות (טראפיק) בהתאם לסביבה העסקית, מהו גודל העסק, מהו המיתוג שלו ועוד.
כמו לגבי תחזית ההוצאות, ההבדל לגבי עסק קיים הוא שכבר יש חלק מהנתונים ולכן המשימה יכולה להיות פחות מורכבת ויותר מדויקת. שוב מתייחסים אל הפרמטרים שתוארו לעיל ונוספים בהתאם למטרות, למשל אם זהו עסק השואף להתרחב יש להתייחס אל השוק, התקציב, המתחרים וכדומה, אם מתכוונים להכניס מוצר חדש, אם מעוניינים לבצע שדרוג ושינוי הכרוך בהוצאות, וכן הלאה.
חשיבותה של תחזית ההוצאות בתוכנית העסקית
תחזית ההוצאות בתוכנית עסקית היא לעיתים בגדר "אומנות", ובעיקר בעסק חדש שבו אין בידינו נתונים מדויקים. מאידך, לא מדובר ב- "קסם" או בניחושים, אלא בניסיון רב, היכרות עם השטח ועם הקמת עסקים, וכן עם השוק והענף הספציפי מצידו של היועץ העסקי. תחזית ההוצאות בעסק חדש או קיימת יכולה לספר לנו דברים רבים, כאשר היא מעורבת כאמור עם סעיף המכירות. היא לספק מענה לשאלה מהו הרווח הצפוי לעסק, גולמי, תפעולי ונקי, היא יכולה לספר מתי מיזם חדש יגיע לנקודת איזון, היא יכולה לתת מענה לשאלות של כדאיות לכניסה אל מיזם כזה או אחר בעסק חדש או קיים, ויכולה לספר לנו עד כמה פרויקטים מסוימים צפויים להיות רווחיים יותר או פחות מאחרים.
בנוסף, תחזית ההוצאות יכולה לתת תמונה טובה לגבי היבטי פעילות שבהם כדאי לבצע שינויים להגדלת הרווחיות, החל בשינויים מסוימים בקונספט של עסק חדש ועד להתייעלות בעסק קיים – צמצום משרות, חידוש הסכמים עם ספקים, סגירת הלוואות וכן הלאה. מעבר לכך, תחזית ההוצאות נדרשת על מנת להבין את האתגר הכלכלי אשר לו יש לתת מענה מעבר לתזרים, למשל באמצעות הלוואות מהבנק או מהקרן להלוואות בערבות מדינה, באמצעות שותף, הון עצמי וכדומה.
גם לתחזית המכירות יש כמובן את החשיבות שלה, רק מהצד ההפוך. היא מהווה מרכיב משמעותי בצפי ההגעה לנקודת איזון בעסק חדש והכדאיות הכלכלית, מאפשרת לאמוד את הרמת ההכנסות והרווחים בעתיד הנראה לעין, את המחזור הצפוי ועוד, ומכאן לקבל החלטות לגבי המימון והפעילות השוטפת, לגבי ביצוע מהלכים עסקיים, שיפורים ושינויים נדרשים.
לפרטים נוספים בנושא בניית תוכנית עסקית ולקביעת פגישת ייעוץ ללא עלות וללא התחייבות, דרך אתר האינטרנט של חברת "לוי ייעוץ כלכלי ועסקי".
